Wie funktioniert eigentlich eine E-Mail?

Wir verschicken und empfangen täglich unzählige E-Mails. Meistens dauert es nur Sekunden, bis eine Nachricht am anderen Ende der Welt ankommt. Aber was passiert eigentlich im Hintergrund, wenn wir auf "Senden" klicken?

Am einfachsten lässt sich das System mit der klassischen Briefpost vergleichen. Es gibt vier wichtige Stationen auf der Reise einer E-Mail:

1. Der E-Mail-Client (Dein Schreibtisch) Der Client ist das Programm, das du nutzt, um E-Mails zu schreiben und zu lesen (z. B. Outlook, Apple Mail oder dein Browser für Webmail).

• Die Analogie: Das ist dein Schreibtisch mit Briefpapier und Stift, an dem du deine Post verfasst und öffnest.

2. SMTP – Der Postausgang (Der Briefkasten) Wenn du auf "Senden" klickst, wird die E-Mail über ein System namens SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) verschickt.

• Die Analogie: SMTP ist der gelbe Briefkasten an der Straßenecke oder der Postbote, dem du deinen ausgehenden Brief in die Hand drückst. Es kümmert sich ausschließlich um den Versand.

3. Der Mail-Server (Das Postverteilzentrum) Deine E-Mail landet nun auf dem Mail-Server unserer Firma. Dieser Server schaut sich die Adresse an (z. B. name@kundenfirma.de). Er kontaktiert das DNS (das "Telefonbuch" des Internets), um herauszufinden, wo der Mail-Server von kundenfirma.de steht, und leitet die Nachricht dorthin weiter.

• Die Analogie: Das ist das große, zentrale Postverteilzentrum, das die Briefe nach Postleitzahlen sortiert und an die Zielstädte weiterleitet.

4. IMAP oder POP3 – Der Posteingang (Dein Hausbriefkasten) Der Mail-Server des Empfängers hat die Nachricht erhalten und speichert sie. Wenn der Empfänger nun sein E-Mail-Programm öffnet, ruft dieses Programm die neue Nachricht ab. Dafür gibt es zwei Standards: IMAP (synchronisiert die Mails auf allen Geräten) oder POP3 (lädt die Mail herunter und löscht sie oft vom Server). In der Regel nutzen wir heute IMAP.

• Die Analogie: Das ist der Briefträger, der den Brief in deinen persönlichen Hausbriefkasten wirft, wo du ihn jederzeit herausholen und lesen kannst.

Zusammenfassung: Der Weg deiner E-Mail in 4 Schritten

1. Du schreibst die Nachricht in deinem Programm (Client) und klickst auf Senden.

2. Die Mail wird in unseren "Briefkasten" (SMTP-Server) geworfen.

3. Unser Server übergibt die Mail an das "Postamt" des Empfängers (Ziel-Server).

4. Der Empfänger öffnet sein Programm und schaut in seinen "Hausbriefkasten" (IMAP), um die Mail zu lesen.